Los inventarios son parte medular de las operaciones de cualquier organización ya que contribuyen de manera importante en la generación de las utilidades. Tener un inventario excepcional así como el buen manejo del mismo genera beneficios como:
- Mejorar el flujo de efectivo: ya que se tiene compras más eficientes, esto ayuda a que el dinero esté trabajando y no únicamente sentado en un almacén.
- Elevar el nivel de servicio al cliente: ya que reduce las pérdidas de ventas por falta de productos en stock, también proporciona mayor lealtad a la empresa.
- Reconocer y prevenir mermas: al saber con lo que se cuenta en cada momento se pueden identificar los productos que se requieren o no en un tiempo determinado, de la misma manera permite prevenir y detectar robos.
- Reducir los costos: ya que la planeación es mejor, se reducen las compras de emergencia que suelen ser más caras.
Es importante optimizar la gestión del inventario por medio de un sistema de control para poder obtener todos los beneficios mencionados, por lo que se deben conocer los pasos para implementar exitosamente un inventario excepcional.
1. Organizar la información para complementar el inventario
Es el paso principal para lograr obtener una visión clara y real de la situación actual del inventario, esto permitirá la optimización. Es necesario contar con un catálogo actualizados y depurado de todos los productos de la empresa. De la misma manera es importante que éstos se encuentren organizados y clasificados en grupos de artículos relacionados y/o por los proveedores.
Se recomienda que la clasificación se por lo menos de 3 categorías principales para brinda un panorama más amplio de los productos y cómo deben gestionarse, un ejemplo de estas categorías puede ser el siguiente:
- Productos de alta rotación: productos que tienen constantes reemplazos a lo largo del año y debido a ello se realizan al menos 6 compras anuales de sustitución
- Productos de temporalidad: productos que no se adquieren constantemente pero que en determinadas temporadas aumenta su rotación, las compras se van realizando de manera mensual de acuerdo a lo que tu industria requiere
- Productos sobre pedido: son productos especiales que significan adquisiciones eventuales por requisiciones extraordinarias, únicamente se compran cuando surge alguna eventualidad
2. Establecer días de inventario
A partir de aquí se recomienda que se utilicen únicamente los productos de alta rotación, éste paso ayuda a determinar el tiempo que se tarda en tener disponible el producto para el cliente, es necesario considerar entonces dos factores primordiales:
- Tiempo de entrega del proveedor: tiempo que se refiere al periodo que pasa entre que es colocado el pedido y que éste llega a almacen, el dato se puede obtener al revisar el historial de entrega de los productos. Se debe tomar en cuenta el tiempo necesario si el producto requiere alguna preparación posterior a la entrega del proveedor.
- Frecuencia de la compra: se refiere al tiempo que ocurre entre una compra y otra del mismo producto, para de esta manera saber cada cuánto se debe colocar una orden de compra con el proveedor.
Con estos datos se puede realizar un inventario, por ejemplo, de 60 días, donde las compras se requieren cada 45 días considerando los tiempos necesarios así como los descuentos y la capacidad del almacén.
3. Calcular los máximos, mínimos y puntos de re-orden
Se realiza con la información del paso anterior, con el ejemplo del inventario de 60 días esto sería de la siguiente manera:
- Calcular el stock máximo: se toma como referencia el tiempo, en este caso son 60 días de adquisiciones.
- Calcular el stock mínimo: tomando como referencia nuevamente el tiempo, en el caso son 60 días, se consideran las unidades de producto en el periodo de menos demanda, suponiendo que son 22, esa sería la cantidad mínima requerida del producto en el stock para no tener riesgos de desabasto.
- Punto de re-orden: es el nivel de existencias en el que se requiere realizar un pedido, se saca un promedio del stock máximo y el mínimo, en el caso serían 61, cuando se tenga esa cantidad es necesario pedir una nueva orden.
Se debe considerar que los productos de temporalidad pueden tener un nivel máximo diferente en cada periodo, es necesario cuidar el exceso de productos en el inventario que pueda generar costos de almacenamiento.
4. Comparar la información obtenida con los niveles actuales
Es un paso primordial para que la información del inventario sea la correcta, analizar los datos permite identificar los productos que están en su máximo nivel de stock o en el mínimo, con la finalidad de poder tomar decisiones.
5. Monitorear los inventarios en tiempo real
Ya que los inventarios se encuentran en los niveles establecidos es importante que cada vez que un producto se encuentre en el mínimo o en el punto de re-orden, se realice una compra. Para ello se debe tomar en cuenta la función del equipo de compras, ellos deben estar preparados para tomar decisiones eficientes al momento de comprar, esto significa saber identificar por ejemplo, otros productos que también estén cercanos a llegar a su nivel mínimo y comprarlos al mismo tiempo, para aprovechar el espacio y costos de transporte en lugar de requerir cada producto por separado.
6. Actualización de la información
Las tendencias de los productos pueden ir cambiando con el tiempo, por lo que es de gran importancia revisar periódicamente la información actualizando con ella los niveles máximos y mínimos de la empresa. Se recomienda que los análisis sean anuales o en caso de requerirse pueden realizarse varias veces al año, asegurando así que la información es confiable para tomar decisiones importantes con base en ella.