Estas competencias del personal también forman parte de la eficiencia de una empresa, la habilidad para optimizar la gestión de incidentes es un aspecto de gran valor para el éxito de cualquier organización.
Como primer punto es necesario aclarar que un incidente puede o no, resultar en daños graves, mientras que un accidente siempre deriva en consecuencias negativas y críticas, como lo son enfermedades, siniestros, daños a la propiedad, lesiones, etc. Para mayor claridad en este punto, a continuación se describen los tipos de incidentes.
Tipos de incidentes
Los incidentes son eventos o situaciones que irrumpen la norma de trabajo en una fábrica u organización, provoca riesgos que en un momento dado pueden afectar a los operadores, técnicos, o cualquier parte del personal, así como a la misma operación y las máquinas con las que se trabaja.
De acuerdo al tamaño de la organización, al impacto físico de la situación y sus consecuencias es que los incidentes pueden tener repercusiones a nivel público involucrando medios de comunicación o prensa.
Los más usuales son:
- Lesiones de algún trabajador
- Daños a la infraestructura de la empresa
- Accidentes de tránsito
- Incidentes de seguridad
- Accidentes ambientales
- Incendios
- Riesgo de fallas
Pasos para redactar un reporte ejemplar
Ya que se han establecido las diferencias entre incidente y accidente, será necesario redactar reportes precisos y sistemáticos que permitan mantener registrado lo acontecido en la organización, por lo tanto es necesario tener una lista de todos los aspectos detallados de la situación registrada, como lo es el lugar, la hora, el tipo de incidente, las consecuencias, etc. El reporte ejemplar es preciso, real y minucioso.
Estos detalles brindarán una sistematización que llevará a investigaciones eficientes para localizar las causas de los incidentes, y por lo tanto documentos ejemplares donde se analice de manera certera el suceso y que deriven en una conclusión que incluya planificaciones preventivas para lo ocurrido.
De esta manera se describen 4 pasos esenciales para la redacción de un reporte de incidentes:
- Claridad con la información: Es necesario conocer la información real de lo acontecido por lo que se debe recopilar de manera eficiente, teniendo una lista de verificación se puede obtener una guía que no deje de lado aspectos que signifiquen detalles importantes.
- Recolectar datos precisos: Un reporte de incidentes es un documento sensible que muestra evidencias objetivas y detalla los sucesos más relevantes de manera concisa, por lo que se debe evitar incluir opiniones personales, declaraciones sesgadas o cualquier otra información que no ayude a esclarecer lo sucedido.
- Mostrar evidencia: La veracidad es uno de los detalles más importantes al momento de redactar un informe de incidentes, por lo que la descripción del acontecimiento puede incluir evidencias como fotos, videos, esquemas, etc. Todo aquello que fortalezca la validez de los hechos y pueda respaldar declaraciones de los involucrados deberá adjuntarse.
- Obtención de firmas: Los testimonios también forman parte del reporte de incidentes, por lo que son vitales sus firmas para certificar que el informe es válido.
A pesar de que los incidentes sean pequeños o parecieran sin importancia, deberán documentarse inmediatamente para garantizar que los detalles queden registrados, de esta manera podrán utilizarse si son necesarios en el futuro, ya sea porque ocurre algún otro incidente o para la planificación preventiva de la empresa, logrando así acciones pertinentes que beneficien la seguridad y eficiencia de toda la organización.
Tipos de reportes
Para realizar eficientemente un reporte de incidentes, los más expertos han recomendado dos tipos de informes:
- Reporte tipo lista: en el cual se trabaja sobre la recopilación detallada de los hechos, personas involucradas, acciones y consecuencias de cada incidente. Los resultados deberán enlistarse de la siguiente forma:
*Tipo de incidente
*Ubicación
*Nombres de los afectados
*Supervisor
*Declaraciones de los afectados
*Testigos
*Contexto
*Movimientos de los involucrados durante el incidente
*Lesiones, gravedad y tratamiento
*Fotografías, evidencias y testimonios gráficos
*Peligros que se identifican
*Causa del incidente
- Reportes narrativos: estos son informes detallados y precisos del paso a paso de los hechos, es una secuencia cronológica del incidente contemplando a todos los involucrados.
La elección del tipo o formato de reporte dependerá de la comodidad y agilidad del encargado de su realización, ambos son válidos.